Pelaksanaan Event
Event Organizer (EO) adalah melulu
tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa berjalan dengan satu
orang atau individu. EO terdiri dari banyak devisi dan bagian kerja yang
memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu
bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli
apakah event kita berskala besar maupun berskala kecil.
Dalam
pengertian sederhana yang disebut sebagai Event Organizer adalah pengelola
suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan
bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara
maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus
bersifat material namun juga bersifat non material. Bentuk sebuah Event
Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan,
lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di
selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Arti
lain Event organizer atau EO dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Event
Planner atau Event Planning. Event Organizer atau EO adalah orang atau badan
usaha yang merencanakan sebuah acara, festival, pertunjukan, seremonial,
kompetisi, pesta atau pertemuan.
Aktivitas
perencanaan Event Organizer atau EO meliputi perkiraan biaya, tanggal
pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran.
Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal berikut: mengembangkan konsep
atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di
lapangan (listrik, sound system, dll), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga
keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas
kesehatan profesional dan petugas kebersihan.
Pengertian
EO adalah Usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk
mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep,
perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka
membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang
diadakan.
Tahapan Menyelenggarakan Event
Untuk
mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan
strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
- Konsep yang menarik dan kreatif
- Proses tahapan pembuatan event
- Eksekusi event yang signifikan
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam
rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak
di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema
tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event
organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan
konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan
orang.
“Jelas
itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif.
Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah
baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep
inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising
& Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
- Mencari konsep yang kreatif.
- Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
- Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
- Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
- Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
- Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
- Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
- Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
- Melakukan kontrak kepada semua pihak
- Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
- Jika diperlukan melakukan konferensi pers
- Melakukan publikasi
- Merekruit sesuai dengan kebutuhan
- Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Signifikan
- Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
- Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
- Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
- Tepat waktu.
- Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
- Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
- Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
- Hasil acara diliput di media cetak/elektronik.
Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar