Materi Pelaksanaan Event

Pelaksanaan Event

andi214aan@gmail.com

            Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa berjalan dengan satu orang atau individu. EO terdiri dari banyak devisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah event kita berskala besar maupun berskala kecil.

Dalam pengertian sederhana yang disebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bersifat non material. Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.

Arti lain Event organizer atau EO dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Event Planner atau Event Planning. Event Organizer atau EO adalah orang atau badan usaha yang merencanakan sebuah acara, festival, pertunjukan, seremonial, kompetisi, pesta atau pertemuan.

Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO meliputi perkiraan biaya, tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran. Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal berikut: mengembangkan konsep atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di lapangan (listrik, sound system, dll), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan profesional dan petugas kebersihan.

Pengertian EO adalah Usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Tahapan Menyelenggarakan Event

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:

1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang signifikan

Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.

“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).

Proses Tahapan Pembuatan Event

• Mencari konsep yang kreatif.
• Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
• Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
• Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
• Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
• Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
• Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
• Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
• Melakukan kontrak kepada semua pihak
• Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
• Jika diperlukan melakukan konferensi pers
• Melakukan publikasi
• Merekruit sesuai dengan kebutuhan
• Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

Eksekusi Event Yang Signifikan

• Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
• Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
• Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
• Tepat waktu.
• Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
• Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
• Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
• Hasil acara diliput di media cetak/elektronik.

Sumber

http://komuniaksiku.blogspot.com/2015/08/event-organizer.html

https://adproindonesia.wordpress.com/2008/11/11/tahapan-dalam-pelaksanaan-sebuah-event/

Materi Interaktif Digital PR

INTERAKTIF DIGITAL PR

andi214aan@gmail.com

Interaktif secara umum memiliki arti komunikassi dua arah atau lebih dari komponen-komponen komunikasi. Lebih simplenya, interaktif berarti komunikasi aktif antara komunikator dan komunikan.

Menurut Warsita 2008 Interaktif merupakan hal yang terkait dengan komunikasi dua arah atau suatu hal yang bersifat saling melakukan aksi, saling aktif dan saling berhubungan serta mempunyai timbal balik antara satu dengan lainnya.

Jika interaktif dihubungan dengan digital PR maka interaktif Digital PR adalah penggunaan perangkat dan teknologi internet yang meliputi hubungan media baru. Media baru tersebut adalah media yang berkembang pada era komunikasi interaktif, seperti blog, mesin pencari, dan pemasaran media sosial untuk keperluan komunikasi dua arah antar organisasi (perusahaan) dengan publiknya.  Dalam interaktif digital PR misalnya khalayak atau masyarakat tidak hanya selalu melihat  informasi yang disuguhkan oleh perusahaan atau organisasi, tetapi bisa turut aktif berkomunikasi, berkomentar menyampaikan pendapatnya terkait informasi yang diberikan oleh pihak perusahaan atau organisasi tersebut. Komunikasi yang terjalin lebih interaktif tentu akan menyenangkan, baik untuk khalayak sasaran maupun pihak PR perusahaan sendiri. Dengan adanya komunikasi interaktif, maka pihak perusahaan / organisasi sudah dapat menciptakan citra yang baik dihadapan khalayak konsumen.

Interaktif digital PR menyatukan semua bentuk komunikasi kemudian Interaktif digital PR juga memiliki kelebihan seperti memungkinkan komunikasi langsung dan cepat antara perusahaan/organisasi dengan publik sasaran, pelanggan, dan calon pelanggan. Namun, dimana ada kelebihan disitu pasti ada kelemahan. Seperti halnya interaktif digital PR, tidak hanya memiliki kelebihan, tetapi juga kelemahan misalnya umpan balik dari publik yang tidak selalu bersifat positif, malah sebaliknya menjadi boomerang bagi perusahaan, karena tidak sesuai dengan yang diharapkan pihak perusahaan. Misalnya seorang praktisi PR kurang sensitif mengelola isu, salah ucap, atau salah menempatkan diri dalam situasi sosial di dunia maya. Oleh karena itu, praktisi PR Digital ditantang harus mampu mengantisipasi hal tersebut terjadi, guna tetap menjaga citra dan reputasi perusahaan sesuai visi dan misi perusahaan itu sendiri.

Thanks,,,,

Semoga Bermanfaat JJJ

SUMBER

http://migaalysia.blogspot.com/2017/11/interaktif-digital-pr.html

https://maritafitrishalina.wordpress.com/2017/11/21/interaktif-pr-digital/